Le déménagement d’une entreprise est une période un peu sensible pour tous les promoteurs d’établissements.
Ce changement implique un déménagement des bureaux, l’aménagement des nouveaux locaux et plusieurs formalités administratives. Pour ne pas se faire surprendre, le déménagement d’une entreprise doit se préparer plusieurs mois à l’avance. L’un des secrets de sa réussite réside dans l’anticipation des tâches à accomplir. Le défi d’un tel projet est de faire en sorte que le déplacement se réalise dans les meilleures conditions pour le mobilier comme pour le personnel. Avec un planning bien ficelé, il n’y a pas de raison de manquer certaines tâches.
Ce que vous allez apprendre
Faire déménager son entreprise
Plusieurs raisons ou facteurs peuvent contraindre un chef d’entreprise à changer les bureaux de sa société. Ces facteurs sont généralement dus à un agrandissement de l’entreprise, une fusion avec une autre société, des loyers trop élevés… Il peut s’agir aussi de locaux non adaptés, d’une opportunité immobilière, d’une modification des processus ou activités de l’entreprise.
Ce déménagement représente bien souvent un changement positif pour la suite de ses activités. L’entreprise est alors en plein développement et grandit en notoriété. Elle doit donc changer son image de marque pour se rapprocher des besoins de sa clientèle. Pour s’adapter à ses nouvelles réalités, l’entreprise fait peau neuve.
Un déménagement implique un changement de siège social. Ce dernier fait partie des éléments à mentionner obligatoirement dans les statuts constitutifs lors de l’immatriculation d’une entreprise. La personne morale de la société y est donc liée. Un déménagement revient à modifier les statuts de l’entreprise.
Déménagement d’entreprise : les préalables
Pour transférer son entreprise, par ses propres moyens ou par le biais d’un spécialiste, il est important de se préparer.
La préparation du projet
De la même manière qu’un déménagement classique, un déménagement d’entreprise exige une excellente organisation. Cela commence par une phase de planification des activités à conduire. Le temps de préparation dépend avant tout de l’effectif global ou de la taille de la société.
Pour moins de 10 salariés, un mois peut suffire à déménager l’entreprise. Jusqu’à 100 employés, il faudra compter au moins 3 mois. En dessous de 500 salariés, 6 mois pourraient être mis à contribution pour effectuer le déménagement. Au-delà, une simple imagination peut permettre de voir l’ampleur de la tâche à abattre.
Pour déménager une entreprise, grâce à un déménageur d’entreprise certifié ou par soi-même, des étapes doivent être respectées.
- Formalités à remplir ;
- Organisation et planification du déménagement ;
- Empaquetage des éléments à déménager ;
- Emménagement dans les nouveaux locaux de l’entreprise.
Le recours à un spécialiste du transfert d’entreprise impacte évidemment le budget du déménagement. Néanmoins, il serait compliqué, voire impossible, de faire autrement lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise.
Planification du déménagement d’entreprise
Il est possible de confier le déménagement de son entreprise à un professionnel spécialisé ou de le faire soi-même. Dans le premier cas, l’entrepreneur se décharge pour se concentrer sur la poursuite de ses activités, mais dans le second cas, un minimum de planification s’impose. La meilleure façon de faire le transfert d’entreprise est de mettre sur pied un calendrier des tâches pour réaliser le déménagement.
Organisez chaque étape du déménagement, en désignant des personnes à responsabiliser. Créer une équipe spéciale dédiée au déménagement serait une bonne idée. Un entrepreneur peut très bien se charger lui-même du transfert de son siège social. Cette démarche ne demande pas de compétences juridiques particulières et revient tout de même assez simple.
Il s’agit de remplacer dans les statuts de la société l’ancienne adresse de domiciliation du siège social par la nouvelle. Cette démarche devient un peu particulière lorsque la nouvelle adresse se trouve dans un département dépendant d’un nouveau greffe du tribunal de commerce.
Toutefois, certaines plateformes en lignes habituées à ce type de démarches assurent un travail de qualité dans des délais raisonnables. Il est donc possible de se charger soi-même des formalités de transfert de siège ou de les confier à une plateforme juridique en ligne en quelques clics.
1. Identifier de nouveaux bureaux
Avant de quitter vos anciens bureaux, lisez correctement votre contrat de location. Ne pas respecter le délai de préavis expose les anciens occupants à des frais importants. Il faut en moyenne entre 3 et 6 mois de préavis à respecter. C’est toujours impératif de respecter les délais afin de se soustraire des frais supplémentaires. Néanmoins, avant de poser un préavis de départ, il faut d’abord trouver les nouveaux locaux à occuper.
Puis il faudra estimer les tâches préalables à y effectuer. Ne signez pas de contrat de bail sans mener préalablement un audit des espaces de travail. Plusieurs éléments doivent être étudiés de près :
- Capacité des nouveaux bureaux ;
- État des bâtiments et des installations en place ;
- Frais d’aménagement (isolation, pose de cloisons, installation électrique…) ;
- Norme des différentes installations.
Il est conseillé de préparer un cahier des charges des besoins de l’entreprise. Cela permet d’identifier le bien qui correspond le mieux aux attentes. Ainsi, chaque visite remplira plus ou moins le cahier de charge en vue d’une décision définitive. Si la société est en plein boom, mieux vaut alors choisir des bureaux de grande capacité.
Ils permettent de prévoir la croissance future de la société. Ce serait vraiment dommage de ne pas bien profiter des nouveaux locaux pendant plusieurs années…
2. Informer et solliciter les employés
Déménager dans les meilleures conditions demande d’informer les collaborateurs et de les impliquer dans le transfert du siège social. Désignez un chef de projet et des responsables par équipe pour obtenir une bonne coordination. Une feuille de route peut être mise en place quelques jours avant de déménager.
3. Réaliser un audit/inventaire de la société
Faire un audit ou un inventaire de l’ensemble de l’entreprise est toujours utile (notamment le parc informatique). Un déménagement est généralement l’occasion d’investir dans un nouveau matériel, mobilier, etc. Ces dépenses doivent être intégrées dans le budget alloué au transfert.
4. Trouver un prestataire qualifié pour le déménagement d’entreprise
Le choix des professionnels pour le transfert se fait selon les besoins de la société. La date du déménagement doit être fixée d’avance de sorte à perturber le moins possible les activités courantes.
5. Accomplir les formalités administratives
Cette phase du processus de transfert de l’entreprise est obligatoire et consiste à faire part de votre changement d’adresse à :
- CFE (SIRET, Kbis…)
- Clients, fournisseurs, prestataires ;
- Organisations (téléphone, caisses de prélèvement, Urssaf, courrier, etc.)
Il ne faut pas oublier de mettre à jour les informations du site internet de l’entreprise. Une entreprise unipersonnelle n’accomplit pas les mêmes formalités qu’une société dans le processus de transfert de son siège social.
6. Déménager le parc informatique
Cette étape est assez sensible et mérite d’être confiée à des professionnels. Il s’agit d’un processus servant à déconnecter puis reconnecter l’ensemble du matériel dans les nouveaux locaux (ordinateurs, serveurs, réseau, connectiques…).
Déménagement d’entreprise : comment procéder ?
Changer de locaux pour une entreprise demande un bon timing. Il doit se faire à une période où cela impacte le moins possible les différentes activités. Généralement les sociétés décident de changer de locaux en fin d’année fiscale ou pendant les périodes creuses et les vacances scolaires.
Le déménagement d’entreprise a souvent lieu le week-end, pour éviter d’impacter les activités. Il peut se réaliser sur plusieurs week-ends s’il y a différents immeubles à déplacer. Si la société est de petite taille et qu’il est possible d’impliquer les salariés (avec leur accord), procédez au transfert pendant leur temps de travail.
Quel est le coût de transfert d’une entreprise ?
Quand on désire transférer une entreprise dans de nouveaux locaux, ce qui importe c’est la maîtrise du budget global. Plusieurs milliers d’euros peuvent être nécessaires selon la taille de l’entreprise et les travaux à réaliser. En plus, il faut prévoir les frais de rénovation des anciens ou nouveaux locaux. Bien avant le déménagement, pensez à solliciter des devis d’entreprises de déménagement spécialisées.
Il faut aussi contacter tous les spécialistes dont le besoin sera nécessaire pour les réaménagements. Cette catégorie concerne les architectes d’intérieur, les auditeurs, les artisans tous corps d’état, les spécialistes de parc informatique, etc. En résumé, les éléments qui composent le budget total d’un déménagement sont :
- Les frais concernant le déménageur ;
- Le coût d’aménagement des nouveaux bureaux ;
- Le coût du personnel à consacrer au déménagement ;
- Achat de mobilier ou d’équipements (ordinateurs, bureaux, etc.), etc.
Prévoyez par la même occasion les frais futurs des nouveaux locaux : loyers, frais d’entretien et de nettoyage. Seule une prévoyance maximum du budget permettra d’assurer le parfait déroulement des travaux. Il en va de la réussite du déménagement de l’entreprise. En effet, aucune phase ne doit être sous-estimée. N’essayez pas d’économiser sur une étape donnée, cela pourrait compromettre vos efforts.
Comment s’occuper des nouveaux locaux ?
Il est important d’aménager les nouveaux bureaux avant le jour du transfert de l’entreprise. Un audit préalable va permettre d’identifier les éventuels travaux dont les nouveaux locaux ont besoin avant le jour du déménagement. Selon le cas, les besoins peuvent considérablement varier.
Généralement, les travaux ne sont pas trop importants : changement des revêtements, mise en place de cloisons, pose de faux plafonds et mise aux normes électrique. Il est essentiel de finir tous les travaux avant le jour J.
Avant de privilégier une société professionnelle en rénovation, prenez le soin de toujours comparer plusieurs devis d’aménagement de bureaux. Profitez-en pour réaliser les éventuels travaux sur les locaux abandonnés. Peut-être que ces anciens locaux auront besoin de rénovation pour éviter d’avoir à supporter des frais.
