La machine à affranchir est l’une des innovations du XXIe siècle. Cet appareil de marketing simplifie le processus d’envoi de courrier et permet de faire des économies. Son usage booste l’efficacité de l’entreprise et les dépenses sont plus flexibles, au même titre que la comptabilité. Pour jouir de ses bienfaits, i faut choisir le modèle adapté en se basant sur certains critères, comme le prix et les technologies qu’elle offre.
Ce que vous allez apprendre
Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?
Une machine à affranchir est un dispositif utilisé pour rationaliser le processus de traitement du courrier sortant et celui de l’affranchissement. Elle empile et organise le courrier affranchi. Les machines à affranchir pèsent le courrier et apposent une marque sur l’envoi. Elles sont un élément essentiel des salles de courrier dans les entreprises qui en envoient plusieurs chaque jour.
Pourquoi utiliser une machine à affranchir dans sa société ?
Les machines à affranchir sont les armes secrètes et économiques du monde des affaires. Si votre entreprise envoie de nombreux courriers quotidiennement, sachez que vous pouvez automatiser le processus. Disposer de cet appareil offre de nombreux avantages.
Une économie sur les frais d’affranchissement
Vous réaliserez des économies conséquentes sur vos dépenses d’affranchissement grâce à cette machine. La poste prospère en soutirant aux entreprises de l’argent qu’elles auraient pu maintenir dans leurs caisses. Affranchir le courrier en interne fait gagner du temps et optimise les ressources humaines, d’où l’incitation tarifaire.
Un outil marketing avantageux
L’envoi de courrier affranchi a un aspect professionnel. Le timbre encreur peut être personnalisé à l’image de la marque de votre entreprise de sorte que votre logo y figure. Il peut aussi contenir des messages si vous avez un service à promouvoir, comme vos dernières offres et réductions. L’utilisation d’une machine à affranchir est un avantage marketing important pour les entreprises qui en possèdent.
Des coûts d’affranchissement précis
Les machines à affranchir sont équipées d’une balance, ce qui permet d’avoir le poids exact du courrier. Cela signifie que les frais d’affranchissement sont calculés avec précision. L’entreprise ne fera plus de dépenses excessives sur ce poste budgétaire. Ce type de machine garantit aux clients qu’ils n’auront plus à payer pour recevoir votre courrier.
Une amélioration notable de l’efficacité de la gestion des courriers
Ces appareils réalisent les efforts répétitifs bien mieux que les humains. L’automatisation permet d’effectuer les travaux rapidement et efficacement. L’entreprise économise du temps et utilise moins son capital humain. Ce dernier n’est plus obligé de coller des timbres sur 500 enveloppes chaque jour et peut se consacrer à d’autres activités. Il s’engage davantage dans le développement commercial en partant de la mise en réseau aux appels de vente. Les clients sont mieux traités, ce qui permet de les fidéliser et d’en accueillir d’autres.
Une comptabilité facilitée
Les machines à affranchir enregistrent numériquement tous les frais d’affranchissement. Cela facilite le suivi des dépenses à un niveau granulaire. Ces machines peuvent fournir un rapport imprimé chaque fois que vous en avez besoin.
Des mises à jour automatiques des tarifs d’affranchissement
Les machines à affranchir étant connectées à Internet, elles téléchargent les tarifs postaux mis à jour au fur et à mesure. Le service comptabilité peut facilement faire ses comptes. Il peut déterminer quand acheter des timbres en gros ou combien il en reste.
Une flexibilité des dépenses liées aux envois de courrier
Les machines à affranchir peuvent être achetées, louées et vendues sans trop de restrictions. Vous devez disposer d’une licence d’affranchissement valide pour l’année au cours de laquelle vous l’utilisez. La location d’une machine à affranchir coûte 18 euros par mois. Vous avez la possibilité d’acheter une machine remise à neuf, une machine d’occasion ou d’en commander une nouvelle auprès du fabricant. Pour trouver une machine à affranchir performante, faites le tour du marché, demandez des devis et faites des comparaisons.
Un traitement prioritaire au bureau de poste
Les grands bureaux de poste disposent de boîtes postales spéciales pour le courrier affranchi. Ceux de taille moyenne disposent d’une zone réservée au dépôt du courrier. Certaines machines à affranchir sont fournies avec des sacs et des plateaux qui aident à organiser le courrier sans frais supplémentaires.
Comment choisir la bonne machine à affranchir ?
Choisir sa machine à affranchir en fonction de ses besoins professionnels figure parmi les préoccupations des chefs d’entreprises qui ont compris l’importance de cet appareil. Les critères à considérer lors de l’acquisition de ce type d’appareil sont les suivants :
- Nombre d’envois ;
- Prix de la machine ;
- Contrat de prestation.
- Disponibilité des techniciens spécialisés.
Le nombre de courriers à envoyer et le coût de leur envoi
Vous devez déterminer le nombre de lettres que votre entreprise envoie en un mois. Il existe sur le marché des machines destinées aux gros volumes de travail. La majorité d’entre eux sont conçus avec une variété de fonctions qui dépendent de vos besoins. Avant de choisir votre machine à affranchir, vous devez regarder en ligne les caractéristiques que présente chaque modèle. Prenez en compte le type de lettres à envoyer et les frais d’affranchissement encourus chaque mois sans l’utilisation de ce type de machine. Si ces frais sont supérieurs à 100 euros, tournez-vous vers d’autres options.
Les modèles de machine à affranchir proposés par chaque fournisseur
En choisissant le mauvais fournisseur, vous risquez d’acquérir une machine de qualité inférieure à un prix défiant la concurrence. La meilleure façon de vous faire une idée précise du coût d’achat ou de location de ce type d’appareil est de demander et de comparer plusieurs devis.
La technologie de marquage du courrier
Avant de conclure un accord avec un vendeur, assurez-vous que la machine à affranchir est dotée de l’option Mail-mark. Cette fonctionnalité permet à l’appareil d’affranchir les lettres à l’aide d’un code-barres. Mail-mark est une caractéristique standard qui utilise la technologie numérique pour rationaliser le processus d’affranchissement. Une machine à affranchir dépourvue de cette fonctionnalité n’est pas recommandée.
Les fournitures livrées avec la machine
Les fournitures suivantes permettent à la machine à affranchir de jouer correctement son rôle :
- Encre ;
- Liquide de scellement ;
- Ruban adhésif.
La quantité en consommable utilisée par chaque machine varie en fonction de sa caractéristique. Demandez au vendeur s’ils vendent séparément ces fournitures afin de les joindre rapidement en cas de rupture de stock. Si vous optez pour la location, l’appareil doit être contrôlé en permanence. Ce qui réduit les coûts d’entretien réduits.
L’accès à des techniciens qualifiés
S’il est impossible de faire appel à un technicien pour réparer la machine à affranchir localement, examinez les autres options disponibles. Évaluez le coût de l’expédition pour réparation et de l’entretien chez le fabricant. Si la machine est en location, vérifiez que le fournisseur est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Le prix de la machine à affranchir
Les machines à affranchir sont disponibles à des tarifs variables selon la marque. Une machine de base utilisée pour envoyer 5 à 30 courriers par jour coûte 30 euros. Comptez 50 euros pour un appareil permettant d’envoyer plus de 30 plis quotidiennement. Un modèle numérique et plus perfectionné coûte plus cher, prévoyez plus de 600 euros. La location d’une machine à affranchir varie entre 18 et 300 euros par mois, en fonction de sa complexité et des fonctions qu’elle propose.La durée de location est de 12 mois minimum et 36 mois maximum.
