Les grandes entreprises sérieuses font face à de nombreux défis. L’une des difficultés récurrentes dans ces firmes est la gestion du volume des courriers au quotidien. Cette activité devient fastidieuse avec le temps et coûteuse en matière de ressources. Pour cela, la machine à affranchir peut venir en aide.
Une machine à affranchir est un nouvel outil technologique qui vous fait gagner du temps et de l’argent. En fonction du type d’activité exercée, vous devez apprendre à identifier la machine qui convient. Ce sera celle qui fonctionne bien et répond à des critères de productivité élevée.
Ce que vous allez apprendre
Présentation et fonctionnement des machines à affranchir
En général, la machine à affranchir est une solution bureautique qui garantit à l’entreprise un affranchissement de leurs courriers. En fonction du modèle choisi et de ses caractéristiques, elle peut être plus ou moins volumineuse. On parle d’affranchissement d’un courrier lorsqu’on s’est acquitté des taxes relatives à l’expédition de celui-ci par les services postaux.
Cet affranchissement doit être distingué de l’oblitération où les services postaux marquent le courrier pour matérialiser sa prise en charge. Aujourd’hui, les machines à franchir les plus utilisées sont électroniques et connectées. Elles prennent d’autres dénominations qui sont la machine à timbres ou affranchisseuse.
La machine pèse le courrier et imprime la taxe d’affranchissement correspondante. Cette dernière est visible sur une étiquette ou sur l’enveloppe du courrier. L’affranchisseuse remplace le timbre traditionnel.
L’appareil est relié aux services de La Poste. Cela permet d’ajuster le calcul de l’affranchissement par rapport aux derniers tarifs postaux officiels. L’empreinte issue de l’affranchissement doit respecter une norme déclinée en 4 points :
- Comporter un emplacement réservé à l’estampille ;
- Porter une zone pour la date de dépôt ainsi que l’indication de l’origine ;
- Indiquer la mention postale, qui est obligatoire, dont des tarifs particuliers comme Écopli, lettre verte et lettre prioritaire ;
- Afficher une zone publicitaire dont les caractéristiques varient d’une entreprise à une autre.
La machine à affranchir concerne les entreprises, les associations et les collectivités. À cela s’ajoute la condition selon laquelle ces structures gèrent un minimum de 5 courriers par jour. Ce type d’appareil s’utilise pour les petits besoins.
Quelques modèles de machine à franchir à découvrir
L’effectif des machines à affranchir est réparti en 3 différentes catégories. Chacune est homologuée par La Poste qui est l’entité définissant les normes pour chaque modèle. Les caractéristiques des machines dépendent du volume de courrier à affranchir au quotidien.
La tpMac
La tpMac signifie : très petite machine à affranchir connectée. Les entités qui l’utilisent ont des dépenses budgétaires mensuelles inférieures à 250 euros et envoient moins de 20 courriers par jour. En petit format, ces machines favorisent un affranchissement rapide. Avec les tpMac, il est possible de réaliser environ 20 plis par jour. Une tpMac ne peut affranchir un courrier ayant des dimensions supérieures à 16 cm x 23.
On distingue les tpMac à insertion frontale et les tpMac à insertion latérale. Le mode d’insertion latérale (par le côté gauche) permet à l’utilisateur d’insérer une lettre après l’autre. Pour l’insertion frontale, on effectue un affranchissement d’entrée de gamme avec moins de 10 plis achevés par jour.
La pMac
La petite machine à affranchir connectée concerne les structures qui dépensent par mois entre 250 et 1500 euros pour l’affranchissement. Si vous avez des besoins d’envois de courriels supérieurs à 30 par jour, c’est la gamme de machines à choisir. Bénéficiant d’une taille plus large qu’une tpMac, elles sont conçues pour un traitement à grande échelle. Au-delà de 200 courriers, il faut penser à un autre type de machine à affranchir.
L’équipement des pMac comprend des fonctions supplémentaires et des options complémentaires. Les options supplémentaires sont : écran tactile, mémorisation multiple d’empreintes et services en lignes (la téléassistance par exemple). La balance, la trieuse et la pileuse forment les fonctions complémentaires disponibles.
Le MAI ou Machine à affranchir intelligente
Les MAI sont conseillés pour faire des plis journaliers supérieurs à 200. Cela équivaut à des dépenses mensuelles de plus de 1500 euros. Il existe des modèles capables de faire 12000 plis par heure. Les concessionnaires proposent les MAI pour aider l’entreprise à assumer un rendement considérable sur le courrier quotidien.
Les MAI intègrent dans leur composition plus d’options et de fonctionnalités que les deux autres modèles. Plus précisément, il y a :
- Impression de qualité supérieure ;
- Textes personnalisables ;
- Équipements supplémentaires, etc.
Les MAI sont auto-installables, ne nécessitent pas l’intervention d’un professionnel pour leur mise en service. Après la commande, les fabricants envoient directement la machine (mode plug-and-play). Tout ce que l’acquéreur aura à faire est de brancher électriquement la machine. Ensuite, on la relie au réseau internet pour qu’elle soit prête à l’usage.
De nombreuses fonctionnalités pratiques complémentaires accompagnent les fonctions principales. Comme option essentielle des MAI, on trouve : plateau de balance, plieuse, plateau d’alimentation automatique, tapis de réception enveloppe, etc.
Comment choisir sa machine à affranchir en fonction de ses besoins professionnels ?
Vous devez savoir que la machine à affranchir n’est pas disponible en vente. La seule option qu’il existe est de louer auprès des 4 sociétés autorisées à proposer le service de location en France. La combinaison de plusieurs critères garantit un meilleur état d’une machine à affranchir louée.
Système de pesée
Le système de pesée sert à déterminer le poids de chaque pli. Pour votre système de pesée, choisissez de préférence une balance intégrée à votre machine. Elle automatise le calcul de l’affranchissement. La balance intégrée différentielle est plus pertinente lorsque vous souhaitez traiter plusieurs plis simultanément.
La machine avec la balance différentielle calcule le poids des plis chaque fois que vous en retirez un. Les balances n’ayant pas les mêmes propriétés, optez pour un poids et une précision maximum selon vos besoins.
Ergonomie
Un objectif de la sélection de la meilleure machine est d’éviter les erreurs dans l’affranchissement. Veillez à choisir une machine à timbre facile à utiliser et intuitive. Elle pourra s’intégrer aisément dans l’organisation de l’entreprise. Si le budget le permet, cherchez à prendre les timbreuses automatiques avec écran tactile.
Marquage
La qualité de l’impression de la machine à affranchir est indispensable. Vérifiez si le rendu est net et propre pour imprimer une bonne image de votre société. Contrôlez le type d’encre à l’intérieur et les cartouches utilisées. La flamme publicitaire (nombre d’empreintes publicitaires) doit répondre à vos besoins.
Accessoires
La machine à affranchir s’accommode parfaitement avec d’autres types de machine. En complétant des accessoires intéressants, vous obtenez plus de services et une gestion plus automatisée du courrier. Deux accessoires sont souvent mentionnés à cet effet. Il s’agit de l’ouvre-lettre et de la machine de mise sous plis.
L’ouvre-lettre est encore appelé l’ouvre-enveloppe. C’est un appareil qui automatise l’ouverture des enveloppes. Vous n’avez qu’à poser le courrier pour qu’il vous retourne une enveloppe ouverte. La machine de mise sous plis constitue un investissement rentable. Des petits modèles de la machine possèdent des cadences élevées d’environ 1350 courriers à l’heure. Les tâches répétitives sont réduites avec un tel outil.
Fournitures
Les meilleures conditions d’utilisation des machines à affranchir ne sont réunies que si vous accompagnez des consommables. Les étiquettes doivent être homologuées par La Poste et présentent des caractéristiques bien précises. L’encre pour les cartouches est soit de couleur bleue ou noire et indélébile. Les enveloppes sont indispensables.
Grâce aux différents formats des machines à affranchir, les entreprises sont en mesure de traiter leurs courriers en interne. Avant de lancer l’envoi, on pose l’enveloppe sur la machine pour relever le poids et apposer les timbres. C’est un moyen rapide et économique pour les entreprises.
La location est le seul moyen de s’en procurer. Il faut examiner les offres avec soin pour éviter les mauvais investissements. Évaluer l’état de chaque équipement qui compose la machine avant de faire votre choix.
